Qu’est-ce qu’une architecture de processus (BPA)?

Une architecture de processus est quelque chose d’assez spécifique qui évoluera dans le temps. Il s’agit d’un modèle hiérarchique des processus d’affaires d’une organisation. Habituellement créée pour inclure au moins les deux niveaux hiérarchiques les plus élevés de vos processus, l’architecture de processus fournit un puissant outil de visualisation et de gestion.

Au fil du temps, le BPA comprend non seulement la description hiérarchique des activités de processus, mais également les ressources, la documentation, les mesures de performance, les méthodes de mesure et les modalités de gouvernance associées.

L’architecture des processus est une des composantes importantes de l’architecture d’entreprise (lire notre article sur l’architecture d’entreprise et notre autre article sur les interrelations entre architecture d’affaires et planification stratégique).

Un commentaire que j’entends régulièrement parmi les gestionnaires, en particulier les cadres supérieurs, est que les cadres d’architecture qu’ils voient sont trop compliqués et offrent peu d’avantages pratiques dans la gestion opérationnelle quotidienne. Ils veulent quelque chose de pratique, éprouvé et efficace.

L’architecture de processus est une vue simple, mais pas simpliste, de la façon dont l’organisation crée, accumule et délivre de la valeur.  C’est un outil de gestion pratique et pragmatique.

La figure 1 ci-dessous montre une façon simple de présenter l’architecture de processus

• Niveau 1 : Le pourquoi : La raison d’être de l’entreprise représentée par un modèle de chaîne de valeur (Porter)
• Niveau 2 : Le quoi : Ce que vous traitez en termes d’intrants et extrants. Ce 2^e niveau est représenté par un diagramme FIPEC (SIPOC en anglais)
• Niveau 3. Le comment : comment vous traitez les informations et décidez des actions à suivre. Il est souvent présenté à l’aide d’un modèle BPMN (« Swim Lane »)

Après avoir documenté une architecture de processus, la prochaine question évidente est de savoir comment mesurer et gérer les performances des processus ainsi identifiés. C’est un sujet pour un autre article.  Il suffit de dire ici que le BPA doit être maintenu et que cela doit être fait de manière contrôlée et coordonnée. C’est au cœur de la gestion basée sur les processus.

Utilisation d’une architecture de processus

Une architecture de processus bien formalisée est un puissant outil de gestion et de prise de décision qui peut être utilisé de nombreuses manières, dont certaines sont décrites ci-dessous.

• Focaliser sur la valeur
  • Si les processus doivent être gérés et améliorés, ils doivent être définis, mesurés et communiqués – c’est le but de l’architecture de processus.
  • Concentrer l’organisation sur la livraison de valeur. Si vous développez et maintenez adéquatement une architecture de processus, vous êtes serez constamment concentré sur la livraison de valeur via les processus d’affaires.
  • Obtenez un accord sur les livrables du processus. Pour convenir d’une architecture de processus qui apporte de la valeur, il est nécessaire de s’entendre sur les processus, la valeur qu’ils doivent offrir et à qui. Si un livrable de processus n’apporte pas de valeur, éliminer ce livrable et simplifier le processus.

• Faciliter la gestion de processus (BPM)
  • Pour concentrer tout le monde sur la création de valeur, la performance des processus doit être définie, mesurée, rapportée et discutée.
  • Comprendre les interdépendances des processus. Aucun processus n’existe isolément; changer un processus et d’autres changeront également. Une architecture de processus révèle ces interdépendances.
  • Prioriser les activités d’analyse / d’amélioration des processus. Chaque organisation a de nombreux processus. Où est le retour sur investissement dans l’analyse et l’amélioration?
  • Coordonner la gestion du portefeuille de projets d’amélioration de processus (lire notre autre article dur la feuille de route processus (« BMP Roadmap »). La sortie d’un processus est une entrée pour un autre. Un changement de processus non coordonné pourrait simplement créer un nouveau problème dans un autre processus.
  • Développer et maintenir une architecture de processus n’est pas abstrait, il s’agit de fournir un soutien pratique, éprouvé et efficace pour la réalisation des objectifs de performance organisationnelle grâce à une amélioration coordonnée
  • Le coaching aux propriétaires de processus est essentiel pour assurer l’uniformité des pratiques et garder le momentum de l’organisation.

• Améliorez la communication
  • Provoquez des conversations qui interpellent. Lorsque vous demandez « qui sont nos clients et quelles valeurs recherchent-ils? » préparez-vous pour des conversations puissantes et précieuses.
  • Impliquer toutes les parties prenantes (internes et externes). Pour développer une architecture de processus engageante, une liste des parties prenantes et une évaluation de la valeur qui leur est apportée sont des conditions préalables.
  • Fournir un référentiel d’informations sur les processus de l’organisation. Un modèle BPM fournit un emplacement unique où toutes les informations de processus peuvent être stockées ou liées. Faites-en un Intranet et un portail de collaboration

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