Comment identifier les opportunités RPA

(Cet article complémente un article publié précédemment )

Qu’est-ce que la RPA (Robot Process Automation).

La RPA, ou l’automatisation robotique des processus en français, est une forme d’automatisation des processus d’entreprise qui permet à quiconque de définir un ensemble d’instructions à exécuter par un robot ou un « bot ». Les robots RPA sont capables d’imiter la plupart des interactions homme-ordinateur pour effectuer une tonne de tâches sans erreur, à un volume et à une vitesse élevée.

La RPA consiste en fin de compte à automatiser certaines des tâches et des processus informatiques les plus banals et les plus répétitifs sur le lieu de travail. Pensez à des tâches de copier-coller et à déplacer des fichiers d’un emplacement à un autre, par exemple.

La RPA automatise les processus quotidiens qui nécessitaient autrefois une action humaine – souvent une grande partie exécutée par cœur et prenant beaucoup de temps. C’est également ainsi que la RPA promet de renforcer l’efficacité des organisations.

La taille de marché des logiciels RPA devrait atteindre 1,89 milliard de dollars en 2021, soit une augmentation de 19,5% par rapport à 2020, selon les dernières prévisions de Gartner. Malgré les pressions économiques causées par la pandémie COVID-19, le marché de la RPA devrait encore croître au taux « double-digit » jusqu’en 2024.

Quels types de tâches répétitives peut gérer la RPA?

L‘évaluation de vos processus internes et vos flux de travail en lien avec des critères pertinents pour l’utilisation de la RPA, permettra d’identifier des processus candidats à la RPA. Il y a quelques critères fondamentaux à noter ici, car ils peuvent vous aider, vous et votre équipe, à mieux comprendre ce qu’est la RPA et comment elle pourrait être utile. De plus, ces critères peuvent vous aider lorsque vous discutez de la mise en œuvre de la RPA avec des collègues non techniques ailleurs dans l’entreprise.

Tout d’abord il faut comprendre les caractéristiques clé des processus candidats :

• Le processus doit être répété à intervalles réguliers ou avoir un déclencheur prédéfini.
• Le processus doit avoir des entrées et des sorties définies.
• Le processus doit être basé sur des règles précises et formelles

Ensuite les critères suivants peuvent être utilisés pour identifier les tâches :

• à volume élevé;
• répétitives;
• sujettes à l’erreur humaine.

9 questions essentielles

Voici une série de neuf questions pour explorer vos processus. Si vous répondez oui à beaucoup de ces questions, vous avez probablement un bon candidat pour la RPA:

1. La tâche peut-elle être effectuée manuellement par un humain assis devant un PC travaillant avec des applications?
2. Est-ce que la tâche humaine est exécuté plus d’une fois par semaine, et pour un total de plus de 5 heures par semaine?
3. La tâche implique-t-elle des données sensibles?
4. Est-ce que la base de données derrière le système d’entreprise (ERP, CRM, PLM, WMS, etc) est inaccessible? (La RPA peut être utilisée pour interconnecter des systèmes)
5. Est-ce que la tâche crée des goulots d’étranglement? Ou avez-vous des processus qui vous freinent si vous n’embauchez pas plus de personnes?
6. Les erreurs de saisie de données humaines créent-elles des reprises fréquentes ou une gestion des exceptions?
7. Avez-vous des travailleurs à haute connaissance et hautement rémunérés dédiés à des tâches administratives chronophage?
8. La tâche doit-elle être accomplie rapidement avec des ressources en personnel limitées?
9. Y a-t-il des tâches répétitives que les employés n’aiment pas?

Ces trois dernières questions parlent également de la possibilité pour la RPA d’améliorer la satisfaction professionnelle humaine. « Plutôt que d’appeler les membres de l’équipe le week-end, laissez les robots faire le travail »

Exemples de processus d’affaires candidats.

Les entreprises et les organisations aiment la RPA car elle les aide à améliorer la productivité d’un large éventail de populations – utilisateurs, clients, employés, commerciaux et marketing, hommes d’affaires, comptables, analystes juridiques et financiers, etc.

Expliquer et évangéliser la RPA en dehors de la fonction informatique passe généralement par des exemples de cas d’utilisation. Les dirigeants seront touchés par les bénéfices tangibles en termes d’économie de temps et d’argent alors que les utilisateurs finaux le seront plus lorsqu’on donne des exemples qui pourraient être bénéfiques directement par exemple en expliquant comment la RPA peut réduire le travail fastidieux dans leur travail quotidien.

Revenons donc aux processus gourmands en données comme bon point de départ. Commençons par identifier des types d’actions différentes qui assiste aux traitements des données: réception de données, copiage de données, correction de données, transformation de données, création de données, etc. Pensez aux processus répétitifs des fonctions métier telles que les finances, le service client et les ressources humaines.

Considérez le montant de ce type de travail dans un domaine comme la finance: les créances et les dettes à elles seules ont traditionnellement exigé des tonnes d’efforts manuels et répétitifs de la part de travailleurs qualifiés. C’est pourquoi on peut voir des prédictions sur la taille du marché de la RPA dans des fonctions d’affaires spécifiques: Gartner, par exemple, a prédit que 73% des contrôleurs d’entreprise mettront en œuvre une forme quelconque de RPA dans leurs services financiers en 2020, contre 19% en 2018.

D’autres unités d’affaires traditionnelles, comme les services à la clientèle et les ressources humaines, offrent leurs propres exemples de processus intensifs, basés sur des règles et répétitifs en traitement de données. Des secteurs spécifiques tels que les assurances et les services financiers sont également de bons candidats.

Cas d’utilisation : Gestion des retours

Pensez à la dernière fois que vous avez retourné un achat que vous avez effectué en ligne et à ce que cela implique non seulement pour vous, mais également pour l’entreprise auprès de laquelle vous avez acheté.

Traditionnellement, le traitement des retours est effectué manuellement et est un processus coûteux. Avec la RPA, les entreprises peuvent gérer les retours sans augmenter les coûts ni entraîner de retard. Le logiciel RPA peut désormais gérer le retour, qui comprend une série d’étapes répétitives: l’envoi d’un message confirmant la réception du retour, la mise à jour du système d’inventaire, l’ajustement du paiement au client, la mise à jour du système de facturation interne, etc.

Les étapes à suivre pour renvoyer une paire de chaussures correspondent assez bien aux critères identifiés ci-dessus : Il s’agit d’un processus basé sur des règles qui a un déclencheur particulier et qui est répétable; il a des entrées spécifiques (telles que le lancement du retour et le retour du produit) et des sorties (telles que votre remboursement); et pour les commerces de détail, en particulier, il y a certainement un volume important.

Conclusion

Le potentiel de productivité de la RPA est trop prometteur pour être ignoré. La technologie continuera à s’améliorer, et cela ne signifie pas nécessairement que la RPA supprimera des emplois. Idéalement, ces robots permettront aux organisations de libérer les employés pour un travail plus significatif qui fera progresser les efforts de transformation numérique de leur organisation.