Lorsqu’il s’agit de choisir une solution logicielle pour votre entreprise, il est important de prendre le temps de bien comprendre les fonctionnalités et les capacités de chaque option. Cela peut être un processus complexe, mais heureusement, il existe un outil qui peut vous aider à prendre une décision plus informée : les scénarios dirigés de démonstration.

Le diagramme suivant positionne l’outil des scénarios dirigés de démonstration dans la méthode de sélection et acquisition de progiciels intégrés d’EFICIO.

Les scénarios dirigés de démonstration sont des sessions de démonstration structurées dans lesquelles un représentant du logiciel exécute des cas d’utilisation spécifiques pour montrer les fonctionnalités et les capacités du produit. Au lieu de simplement voir une présentation générale du produit, les scénarios de démonstration dirigés permettent aux décideurs de voir comment le logiciel fonctionne dans des situations réelles.

La démarche pour réaliser un scénario de démonstration dirigé est la suivante:

1. Définir les objectifs: Avant de commencer, il est important de déterminer ce que vous voulez accomplir avec le scénario de démonstration. Que voulez-vous savoir sur la solution logicielle? Quels sont les besoins spécifiques que vous voulez voir résolus

2. Préparer des cas d’utilisation: Établissez des cas d’utilisation spécifiques qui montrent comment la solution logicielle peut résoudre les problèmes pertinents pour votre entreprise.  Nous recommandons de structurer les scénarios en utilisant des processus critiques.  Pour chacun des processus critiques:

• Identifier les étapes/activités
• Quels sont les défis auxquels vous êtes confrontés;
• Identifier les caractéristiques fonctionnelles obligatoires (« Must have ») pour résoudre vos requis;
• Fournir les cas d’utilisation que vous avez préparés pour qu’ils puissent se préparer en conséquence : communiquer des exemples reliés au processus existant (écrans, rapports, excel, etc)

Une fois que vous avez identifié les scénarios de démonstration à explorer, il est important de les valider avec le représentant du logiciel. Assurez-vous de clarifier les attentes et de déterminer les cas d’utilisation à explorer. Il est également important de déterminer qui participera à la session de démonstration et quelle sera leur participation.

Lors de la session de démonstration elle-même, il est important de poser des questions et de donner au représentant du logiciel la possibilité de démontrer les fonctionnalités clés du produit. Prenez des notes sur les points forts et les points faibles du logiciel et assurez-vous de comprendre comment il peut s’intégrer à votre entreprise.  L’outil 07g-Évaluation-Scoring-Pondéré.xlx possède un onglet pour prendre les notes.

Après la session de démonstration, prenez le temps de réfléchir à ce que vous avez vu et entendu.  Mettez en commun les observaions de l’équipe. Évaluez comment le logiciel répond à vos objectifs et défis clés et pesez les avantages et les inconvénients de l’utiliser.

En fin de compte, les scénarios de démonstration dirigés vous aideront à prendre une décision plus informée sur la meilleure solution logicielle pour votre entreprise.