Lorsqu’il s’agit de choisir une solution logicielle pour votre entreprise, il est important de prendre le temps de bien comprendre les fonctionnalités et les capacités de chaque option. Cela peut être un processus complexe, mais heureusement, il existe un outil qui peut vous aider à prendre une décision plus informée : les scénarios dirigés de démonstration.

Le diagramme suivant positionne l’outil des scénarios dirigés de démonstration dans la méthode de sélection et acquisition de progiciels intégrés d’EFICIO.

Les scénarios dirigés de démonstration sont des sessions de démonstration structurées dans lesquelles un représentant du logiciel exécute des cas d’utilisation spécifiques pour montrer les fonctionnalités et les capacités du produit. Au lieu de simplement voir une présentation générale du produit, les scénarios de démonstration dirigés permettent aux décideurs de voir comment le logiciel fonctionne dans des situations réelles.

La démarche pour réaliser un scénario de démonstration dirigé est la suivante:

1. 1. Définir les objectifs: Avant de commencer, il est important de déterminer ce que vous voulez accomplir avec le scénario de démonstration. Que voulez-vous savoir sur la solution logicielle? Quels sont les besoins spécifiques que vous voulez voir résolus
   2. Préparer des cas d’utilisation: Établissez des cas d’utilisation spécifiques qui montrent comment la solution logicielle peut résoudre les problèmes pertinents pour votre entreprise.  Nous recommandons de structurer les scénarios en utilisant des processus critiques.  Pour chacun des processus critiques:

• • • Identifier les étapes/activités
    • Quels sont les défis auxquels vous êtes confrontés;
    • Identifier les caractéristiques fonctionnelles obligatoires (« Must have ») pour résoudre vos requis;
    • Fournir les cas d’utilisation que vous avez préparés pour qu’ils puissent se préparer en conséquence : communiquer des exemples reliés au processus existant (écrans, rapports, excel, etc)

Une fois que vous avez identifié les scénarios de démonstration à explorer, il est important de les valider avec le représentant du logiciel. Assurez-vous de clarifier les attentes et de déterminer les cas d’utilisation à explorer. Il est également important de déterminer qui participera à la session de démonstration et quelle sera leur participation.  Il est également une bonne pratique de fournir un formulaire d’évaluation basé sur des critères de succès du processus recherché.  L’outil 07g-Évaluation-Scoring-Pondéré.xlx possède un onglet pour prendre les notes.

3. Lors de la session de démonstration, il est important de poser des questions et de donner au représentant du logiciel la possibilité de démontrer les fonctionnalités clés du produit. Il est également crucial d’être ouvert à l’adaptation et à la flexibilité. Les décideurs peuvent découvrir de nouvelles possibilités ou des aspects auxquels ils n’avaient pas pensé auparavant. Le représentant du logiciel devrait être en mesure de s’ajuster aux questions et aux suggestions émergentes au fur et à mesure de la démonstration. De même, les décideurs doivent être prêts à réévaluer leurs objectifs initiaux et à explorer d’autres facettes du logiciel qui pourraient être pertinentes pour leur organisation.

Prenez des notes sur les points forts et les points faibles du logiciel et assurez vous de comprendre comment il peut s’intégrer à votre entreprise.

4. Après la session de démonstration, prenez le temps de réfléchir à ce que vous avez vu et entendu.  Mettez en commun les observations de l’équipe. Il est important de recueillir les opinions et les commentaires de l’équipe qui a participé à la démonstration. Chacun peut avoir des perspectives différentes et des observations uniques qui enrichiront l’évaluation globale. La réflexion collective permettra également de consolider les points forts et les points faibles du logiciel, ainsi que d’identifier les opportunités d’amélioration et les éventuelles incompatibilités.

Évaluez comment le logiciel répond à vos objectifs et défis clés et pesez les avantages et les inconvénients de l’utiliser.

En conclusion, les scénarios de démonstration dirigés sont des outils puissants pour évaluer les solutions logicielles avant leur mise en œuvre. En personnalisant les démonstrations, en faisant preuve de flexibilité et en tenant compte de l’intégration avec les systèmes existants, les décideurs peuvent prendre des décisions éclairées et choisir la meilleure solution logicielle pour répondre aux besoins spécifiques de leur organisation.